Nachdem ich schon im ersten Lehrjahr mit dem Stichwort des «papierlosen Büros» konfrontiert wurde, war es an der Zeit, diesem Thema konkret nachzugehen.

Und siehe da: am swissDIGIN Forum wurde ich fündig und erhielt meine positive Antwort: ja es ist möglich. Die komplett digitale Ablage ist möglich und auf allen Behördenebenen akzeptiert.

Die komplett digitale Ablage und Archivierung ist möglich. Das papierlose Büro? Naja, noch nicht ganz.

Leider stelle ich noch einige Zurückhaltung bei Unternehmern fest – Nicht weil ihnen Papier lieber ist, sondern wohl das «Gewohnheitstier» durchdrückt.

Ein Büro mit Papier- und Ordnerarchiv ist selbstverständlich auch in einer digitalisierten Zeit möglich. Inzwischen geniesse ich persönlich aber die schnelle digitale Suche auf meinem Computer, anstelle Jahr für Jahr neue Ordner anzulegen und nicht zu wissen, wo es noch Archivplatz für die vielen Ausdrucke hat.

Auch die meisten Behörden akzeptieren angefragte Unterlagen in digitaler Form – vom Steueramt bis zur Ausgleichskasse.

Wichtig für die digitale Ablage: ein sauber definierter Prozess/definierte Prozesse für die Verarbeitung der ein- und ausgehenden Belege für die Buchführung. Ein unveränderbarer, sauberer und lesbarer Scan ist zwingend.

Die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen beträgt nach wie vor 10 Jahre gemäss Obligationenrecht und die Lesbarkeit der Daten ist unbedingt zu gewährleisten.

Die Prozesse sind für die verschiedenen Kreisläufe einzeln und explizit zu definieren. Zum Beispiel Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Spesen etc.

Das kann dann so aussehen:

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Kundenrechnungen/Ausgangsrechnungen:
Die Rechnungen werden digital erstellt und als .pdf Datei per E-Mail versandt. 

Variante: Die Kundenrechnung wird direkt aus dem Buchhaltungsprogramm an den Kunden verschickt. 

Bei einer Anpassung der Rechnung wird die ursprüngliche Rechnung gutgeschrieben/eine Gutschrift erstellt und eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellt und verschickt. Der Nachvollzug ist gewährleistet und es gibt nicht gleiche Rechnungen mit verschiedenen Inhalten.

Die Ablage der Rechnung erfolgt doppelt: Einmal als Anhang im Buchhaltungsprogramm sofern in der Software möglich.

Die doppelte Ablage erfolgt auf dem lokalen Server – nach Geschäftsjahr – z.B. in einem Ordner

«2019 // Kundenrechnungen»

Dateiname: Kunde, Ort, Rechnungsperiode, evt. Stichwort zur Leistung

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Nun ich verfolge weiterhin gespannt die weiteren Entwicklungen – auch die Einstellung der Unternehmer gegenüber der papierlosen Entwicklung.

Bei der Erarbeitung der Prozesse unterstütze ich dich gerne. Freue mich von dir zu hören.

herzlichst
Fabian